A normalização das rotinas de gestão como um vetor importante da eficiência das organizações.
Um dos pilares do Lean Management, com origem no Sistema Toyota de Produção, é o trabalho normalizado (standard work). Este é, por definição, a melhor, mais fácil e segura forma atualmente conhecida de realizar uma tarefa. Quando definido corretamente, o trabalho normalizado reduz a variação e garante consistência e qualidade.
Inicialmente, este conceito foi aplicado na produção em tarefas repetitivas de produção e, posteriormente, foi estendido ao controlo de qualidade, manutenção e logística. Com o passar do tempo, o trabalho normalizado foi aplicado com sucesso em tarefas administrativas, comerciais e de serviço pós-venda, ultrapassando muitas vezes a resistência natural das pessoas à mudança. Estas aplicações visavam tarefas de valor acrescentado e de suporte executadas pelo pessoal do terreno, como operadores fabris, técnicos ou pessoal administrativo.
Uma vez que o trabalho normalizado é, por definição, a melhor forma de realizar uma tarefa, porque não aplicá-lo ao trabalho de gestão? As rotinas e tarefas de gestão devem ser realizadas da forma mais eficiente possível, assegurando que a ação é tomada no nível de responsabilidade adequado, sem lacunas nem sobreposições, que cada que cada gestor ou supervisor se ocupa do que é realmente importante e, ainda, trazendo agilidade à tomada de decisões.
Temos ajudado os nossos clientes a estruturar, definir e uniformizar as suas rotinas de gestão, com um impacto muito positivo na melhoria da eficiência organizacional.
As principais etapas deste processo são as seguintes:
Levantamento das atuais rotinas e tarefas de gestão
Análise do seu valor acrescentado
Identificação de redundâncias, sobreposições e lacunas
Esclarecimento do objetivo de cada tarefa
Definição de quem deve fazer o quê
Revisão da consistência e alinhamento (tanto vertical como horizontal)
Normalização das diferentes tarefas e rotinas de gestão
Definição de checkpoints e gemba walks
Definição de agendas sincronizadas em toda a organização
Desenho de sistemas de gestão visual
Implementação
Monitorização e ajuste
Este processo tem sido aplicado em organizações de diversos setores e dimensão. Uma vez definidas e implementadas, as rotinas normalizadas de gestão passarão naturalmente por um processo de melhoria contínua.
Komentar